Menulis panggilan interview lewat email yang efektif sangat penting untuk meninggalkan kesan pertama yang positif pada kandidat. Ikuti panduan ini untuk menyusun email yang jelas, profesional, dan menarik yang akan meningkatkan peluang Anda dalam mendapatkan kandidat terbaik.
Email panggilan interview harus memberikan semua informasi penting yang dibutuhkan kandidat, termasuk tanggal, waktu, lokasi, dan informasi kontak untuk konfirmasi. Nada email harus profesional dan ramah, serta menggunakan bahasa yang jelas dan ringkas.
Struktur Email Panggilan Wawancara
Email panggilan wawancara harus disusun dengan jelas dan profesional, dengan mempertimbangkan struktur berikut:
Baris Subjek
- Buat baris subjek yang ringkas dan informatif, yang menyebutkan posisi yang dilamar dan nama perusahaan.
- Hindari baris subjek yang terlalu umum atau tidak jelas.
Salam Pembuka
- Gunakan salam pembuka yang profesional, seperti “Yth. [Nama Penerima].”
- Jika memungkinkan, sesuaikan salam pembuka dengan nama penerima yang sebenarnya.
Paragraf Pembuka
Mulailah email dengan paragraf pembuka yang menyatakan tujuan email, yaitu untuk mengundang kandidat untuk wawancara.
Rincian Wawancara
- Berikan informasi yang jelas tentang posisi yang dilamar.
- Sebutkan tanggal, waktu, dan lokasi wawancara.
- Sertakan petunjuk untuk menghadiri wawancara secara langsung atau virtual.
Persiapan Wawancara
Berikan informasi tambahan yang relevan tentang persiapan wawancara, seperti pakaian yang sesuai atau dokumen yang perlu dibawa.
Penutup
Akhiri email dengan nada sopan dan profesional, yang mengungkapkan rasa terima kasih atas waktu dan pertimbangan kandidat.
Informasi Penting yang Harus Disertakan
Saat mengirim email panggilan wawancara, pastikan untuk menyertakan informasi penting berikut:
Tanggal, Waktu, dan Lokasi Wawancara
- Tulis tanggal dan waktu wawancara dengan jelas.
- Sebutkan lokasi wawancara, baik secara langsung maupun virtual.
- Jika wawancara virtual, berikan tautan atau instruksi untuk bergabung dengan sesi.
Informasi Kontak untuk Konfirmasi
Berikan informasi kontak yang jelas agar kandidat dapat mengonfirmasi kehadiran mereka atau menjadwal ulang jika perlu.
- Sertakan nomor telepon atau alamat email.
- Sebutkan batas waktu untuk konfirmasi.
- Berikan instruksi tentang cara mengonfirmasi, seperti membalas email atau menelepon nomor tertentu.
Nada dan Gaya Bahasa
Dalam email panggilan wawancara, penting untuk menggunakan nada yang profesional dan ramah. Bahasa yang jelas dan ringkas akan membantu penerima memahami pesan Anda dengan mudah.
Hindari Bahasa Teknis atau Jargon
Hindari penggunaan bahasa teknis atau jargon yang mungkin tidak dipahami oleh penerima. Gunakan bahasa yang dapat diakses dan mudah dimengerti oleh semua orang.
Gunakan Contoh Bahasa yang Jelas dan Ringkas
- “Kami dengan senang hati mengundang Anda untuk wawancara pada [tanggal] pukul [waktu].”
- “Silakan konfirmasi kehadiran Anda dengan membalas email ini paling lambat [tanggal].”
- “Kami menantikan kesempatan untuk bertemu Anda dan membahas lebih lanjut tentang posisi ini.”
Tindak Lanjut
Setelah menerima email panggilan wawancara, penting untuk menindaklanjutinya secara tepat waktu dan profesional. Langkah ini menunjukkan antusiasme dan keseriusan Anda terhadap posisi tersebut.
Berikut adalah beberapa tips untuk menindaklanjuti email panggilan wawancara:
Tanggapi Secara Tepat Waktu
- Tanggapi email sesegera mungkin, idealnya dalam waktu 24 jam.
- Jika Anda tidak dapat menanggapi segera, beri tahu pewawancara dan beri tahu perkiraan waktu Anda akan menanggapi.
Tanggapi Secara Profesional
- Gunakan alamat email profesional dan baris subjek yang jelas.
- Sapa pewawancara dengan nama dan gelar mereka.
- Ekspresikan terima kasih atas kesempatan wawancaranya.
- Konfirmasikan waktu dan lokasi wawancara.
Penjadwalan Ulang atau Pembatalan
Jika Anda perlu menjadwalkan ulang atau membatalkan wawancara, beri tahu pewawancara sesegera mungkin.
Berikan alasan yang jelas dan profesional untuk penjadwalan ulang atau pembatalan.
Tawarkan waktu alternatif jika memungkinkan.
Ilustrasi Email Panggilan Wawancara
Email panggilan wawancara umumnya berisi informasi penting mengenai jadwal dan lokasi wawancara. Berikut penjelasan lebih rinci mengenai elemen-elemen penting dalam email panggilan wawancara:
Baris Subjek
Baris subjek harus jelas dan ringkas, mengindikasikan tujuan email sebagai panggilan wawancara.
Salam Pembuka
Salam pembuka harus formal dan sopan, menyapa penerima dengan nama lengkap atau jabatan yang sesuai.
Informasi Wawancara
Bagian ini berisi informasi penting tentang wawancara, meliputi:
- Tanggal dan waktu wawancara
- Lokasi wawancara (jika dilakukan secara langsung)
- Posisi yang dilamar
- Nama pewawancara
Tindak Lanjut, Panggilan interview lewat email
Bagian ini biasanya berisi instruksi tindak lanjut, seperti konfirmasi kehadiran atau informasi kontak untuk pertanyaan lebih lanjut.
Tips Tambahan
Untuk meningkatkan efektivitas email panggilan wawancara, pertimbangkan tips tambahan berikut:
Periksa Ejaan dan Tata Bahasa
Ejaan dan tata bahasa yang benar sangat penting untuk menciptakan kesan profesional. Pastikan untuk memeriksa ulang email Anda dengan cermat sebelum mengirimkannya untuk menghindari kesalahan yang dapat mengurangi kredibilitas Anda.
Menyesuaikan Email
Menyesuaikan email Anda dengan penerima tertentu menunjukkan bahwa Anda telah meluangkan waktu untuk meneliti dan memahami kebutuhan mereka. Pertimbangkan untuk memasukkan informasi berikut:
- Sapa penerima dengan nama lengkap mereka.
- Referensi spesifik ke lowongan pekerjaan yang Anda lamar.
- Pernyataan singkat tentang kualifikasi Anda yang relevan dengan posisi tersebut.
Variasi Email Panggilan Wawancara: Panggilan Interview Lewat Email
Email panggilan wawancara dapat bervariasi tergantung pada situasi dan kandidat yang diundang. Berikut beberapa variasi yang umum digunakan:
Email Panggilan Wawancara untuk Kandidat Internal
Email panggilan wawancara untuk kandidat internal biasanya lebih informal dan personal. Email ini dapat menyoroti kontribusi kandidat sebelumnya dalam perusahaan dan alasan mengapa mereka dipilih untuk posisi tersebut.
Email Panggilan Wawancara untuk Kandidat Eksternal
Email panggilan wawancara untuk kandidat eksternal cenderung lebih formal dan memberikan informasi lebih rinci tentang posisi dan proses wawancara. Email ini juga dapat menyertakan informasi tentang perusahaan dan budaya kerjanya.
Email Panggilan Wawancara untuk Wawancara Telepon atau Video
Email panggilan wawancara untuk wawancara telepon atau video harus memberikan informasi yang jelas tentang platform yang akan digunakan dan waktu wawancara. Email ini juga dapat menyertakan petunjuk teknis atau tautan untuk mengakses platform.
Alat untuk Membuat Email Panggilan Wawancara
Menggunakan alat dan template yang tepat dapat menyederhanakan proses pembuatan email panggilan wawancara, menghemat waktu, dan meningkatkan efisiensi.
Situs Web dan Perangkat Lunak
Tersedia berbagai situs web dan perangkat lunak yang menyediakan template email panggilan wawancara yang dapat disesuaikan. Beberapa contoh populer meliputi:
- Indeed
- Glassdoor
- Jobvite
- HireVue
- Breezy
Cara Menggunakan Alat
Alat-alat ini biasanya menawarkan antarmuka yang mudah digunakan, memungkinkan perekrut untuk:
- Memilih dari berbagai template
- Menyesuaikan konten email dengan informasi kandidat
- Menjadwalkan pengiriman email secara otomatis
- Melacak tanggapan kandidat
Dengan memanfaatkan alat-alat ini, perekrut dapat membuat email panggilan wawancara yang profesional dan menarik dengan cepat dan efisien, sehingga dapat mempercepat proses rekrutmen.
Contoh Blok Kutipan
Menambahkan blok kutipan ke email panggilan wawancara dapat meningkatkan kredibilitas dan profesionalisme pesan Anda. Berikut adalah contoh blok kutipan yang efektif:
Kutipan Profesional Perekrutan
“Email panggilan wawancara harus jelas, ringkas, dan profesional. Jelaskan posisi yang ditawarkan, tanggal dan waktu wawancara, serta informasi kontak Anda. Tindak lanjut setelah wawancara juga penting untuk menunjukkan apresiasi dan minat Anda yang berkelanjutan.”
– Jane Doe, Manajer Perekrutan, XYZ Corporation
Sumber Daya Tambahan
Manfaatkan berbagai sumber daya tambahan yang tersedia untuk memperdalam pemahaman Anda tentang email panggilan wawancara dan mempersiapkan diri dengan lebih baik untuk proses tersebut.
Jelajahi artikel, panduan, dan webinar komprehensif yang membahas topik ini secara mendalam. Sumber daya ini dapat memberikan wawasan yang berharga, tips praktis, dan studi kasus yang relevan untuk membantu Anda menyusun email panggilan wawancara yang efektif.
Artikel dan Panduan
- Cara Menulis Email Panggilan Wawancara yang Menarik Perhatian
- Panduan Langkah-demi-Langkah untuk Email Panggilan Wawancara yang Sukses
- Contoh Email Panggilan Wawancara yang Terbukti Efektif
Webinar dan Kursus Online
- Webinar: Rahasia Email Panggilan Wawancara yang Mengubah Permainan
- Kursus Online: Kuasai Seni Email Panggilan Wawancara
- Lokakarya Interaktif: Tingkatkan Email Panggilan Wawancara Anda
Ulasan Penutup
Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat membuat email panggilan interview yang akan membuat kandidat merasa dihargai dan diinformasikan dengan baik. Email yang efektif akan membantu Anda menarik kandidat berkualitas tinggi dan meningkatkan peluang Anda untuk mengisi posisi yang kosong dengan individu yang tepat.
FAQ Terkini
Bagaimana cara menulis baris subjek yang efektif untuk email panggilan interview?
Baris subjek harus singkat dan jelas, serta menunjukkan tujuan email. Misalnya: “Panggilan Interview untuk Posisi Manajer Pemasaran”
Apa saja informasi penting yang harus disertakan dalam email panggilan interview?
Informasi penting termasuk tanggal, waktu, lokasi wawancara, informasi kontak untuk konfirmasi, dan instruksi khusus jika ada.
Bagaimana cara menindaklanjuti email panggilan interview?
Tindak lanjuti dengan kandidat yang belum merespons dalam waktu yang ditentukan. Anda juga dapat mengirim pengingat beberapa hari sebelum wawancara.
