Tulisan interview yang benar – Dalam dunia perekrutan, tulisan interview yang tepat memainkan peran penting dalam mengevaluasi kandidat dan membuat keputusan perekrutan yang tepat. Dengan mengikuti panduan komprehensif ini, Anda akan menguasai seni menulis tulisan interview yang jelas, akurat, dan objektif, yang akan mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik dan hasil perekrutan yang optimal.
Tulisan interview yang benar tidak hanya mendokumentasikan percakapan, tetapi juga berfungsi sebagai alat evaluasi yang berharga. Dengan memberikan struktur yang jelas, teknik wawancara yang efektif, dan praktik penulisan yang tepat, panduan ini akan memberdayakan Anda untuk menghasilkan tulisan interview yang profesional dan informatif.
Struktur Wawancara yang Efektif
Wawancara merupakan percakapan terstruktur antara dua atau lebih orang, di mana pewawancara mengajukan pertanyaan dan pewawancara menjawabnya. Struktur wawancara yang efektif sangat penting untuk mengumpulkan informasi yang akurat dan komprehensif.
Memulai Wawancara
- Sapa pewawancara dan perkenalkan diri.
- Jelaskan tujuan wawancara.
- Tanyakan apakah pewawancara memiliki pertanyaan.
Mengembangkan Wawancara
Bagian ini terdiri dari pertanyaan dan jawaban yang terkait dengan tujuan wawancara. Pewawancara harus mengajukan pertanyaan yang jelas dan terbuka, memungkinkan pewawancara memberikan informasi yang rinci.
Mengakhiri Wawancara
- Ringkas poin-poin utama yang dibahas.
- Tanyakan apakah pewawancara memiliki pertanyaan lebih lanjut.
- Berterima kasih kepada pewawancara atas waktunya.
Mengajukan Pertanyaan
Pewawancara harus menggunakan kombinasi pertanyaan terbuka dan tertutup untuk mengumpulkan informasi. Pertanyaan terbuka memungkinkan pewawancara memberikan jawaban yang rinci, sedangkan pertanyaan tertutup hanya memerlukan jawaban singkat.
Jenis-jenis Pertanyaan Wawancara
Dalam sebuah wawancara kerja, pewawancara akan mengajukan berbagai jenis pertanyaan untuk menilai kandidat dan menentukan kesesuaian mereka untuk posisi yang dilamar.
Pertanyaan Perilaku, Tulisan interview yang benar
Pertanyaan perilaku berfokus pada pengalaman dan perilaku kandidat di masa lalu yang relevan dengan pekerjaan yang dilamar. Pertanyaan ini biasanya dimulai dengan “Ceritakan tentang suatu saat ketika…” atau “Berikan contoh ketika…”
Pertanyaan Situasional
Pertanyaan situasional menyajikan skenario hipotetis kepada kandidat dan meminta mereka menjelaskan bagaimana mereka akan merespons. Pertanyaan ini membantu pewawancara menilai kemampuan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan kandidat.
Pertanyaan Teknis
Pertanyaan teknis menguji pengetahuan dan keterampilan teknis kandidat yang spesifik untuk posisi yang dilamar. Pertanyaan ini biasanya lebih langsung dan mendetail, dan memerlukan jawaban yang menunjukkan pemahaman mendalam tentang subjek tertentu.
Pertanyaan Penilaian Diri
Pertanyaan penilaian diri meminta kandidat untuk mengevaluasi kekuatan dan kelemahan mereka sendiri. Pertanyaan ini membantu pewawancara memahami kesadaran diri kandidat dan kemampuan mereka untuk mengidentifikasi area pertumbuhan.
Pertanyaan Budaya
Pertanyaan budaya bertujuan untuk menilai kesesuaian kandidat dengan budaya perusahaan. Pertanyaan ini mungkin menanyakan tentang nilai-nilai, gaya kerja, dan lingkungan kerja kandidat.
Keterampilan Pewawancara yang Efektif
Pewawancara yang efektif memainkan peran penting dalam proses perekrutan, memastikan bahwa kandidat yang paling memenuhi syarat dipilih untuk peran yang tepat. Untuk menjadi pewawancara yang sukses, penting untuk menguasai keterampilan tertentu yang akan membantu menciptakan wawancara yang efektif dan produktif.
Mendengarkan Aktif
Mendengarkan aktif adalah kunci untuk memahami kebutuhan kandidat dan menilai kesesuaian mereka dengan peran tersebut. Ini melibatkan lebih dari sekadar mendengar kata-kata; itu membutuhkan fokus penuh pada apa yang dikatakan dan tidak dikatakan oleh kandidat.
- Beri kandidat waktu untuk berbicara tanpa gangguan.
- Tunjukkan bahwa Anda mendengarkan dengan bahasa tubuh yang positif, seperti kontak mata dan mengangguk.
- Ajukan pertanyaan klarifikasi untuk memastikan pemahaman.
Bahasa Tubuh
Bahasa tubuh memainkan peran penting dalam menciptakan suasana wawancara yang positif. Pewawancara yang efektif harus menyadari bahasa tubuh mereka sendiri dan bahasa tubuh kandidat.
- Duduk tegak dan buat kontak mata untuk menunjukkan keterlibatan.
- Gunakan gerakan tangan dan ekspresi wajah yang sesuai untuk mengomunikasikan keterbukaan dan minat.
- Amati bahasa tubuh kandidat untuk mengidentifikasi potensi kegelisahan atau ketidaknyamanan.
Keterampilan Komunikasi Verbal
Keterampilan komunikasi verbal yang efektif sangat penting untuk wawancara yang sukses. Pewawancara harus mampu mengartikulasikan pertanyaan dengan jelas dan ringkas, serta memberikan umpan balik yang konstruktif.
- Gunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami.
- Berikan pertanyaan terbuka untuk mendorong kandidat memberikan jawaban yang rinci.
- Hindari pertanyaan yang mengarah atau bias.
Mempersiapkan Kandidat untuk Wawancara
Persiapan yang matang sebelum wawancara sangat penting untuk meningkatkan peluang keberhasilan. Membantu kandidat mempersiapkan diri dengan baik dapat meningkatkan kepercayaan diri mereka, mengurangi kecemasan, dan meningkatkan kemungkinan mereka memberikan kesan yang baik.
Membuat Daftar Periksa Persiapan
Buat daftar periksa yang komprehensif untuk memandu kandidat melalui proses persiapan mereka. Daftar periksa ini harus mencakup tugas-tugas penting seperti meneliti perusahaan, posisi, dan pewawancara.
Meneliti Perusahaan, Posisi, dan Pewawancara
- Kumpulkan informasi tentang perusahaan, termasuk sejarah, budaya, dan nilai-nilainya.
- Pelajari deskripsi pekerjaan secara menyeluruh untuk memahami tanggung jawab dan kualifikasi yang diperlukan.
- Cari informasi tentang pewawancara, seperti latar belakang profesional dan gaya wawancara mereka.
Melatih Jawaban Pertanyaan Wawancara
Dorong kandidat untuk berlatih menjawab pertanyaan wawancara yang umum. Berikan mereka daftar pertanyaan potensial dan bantu mereka mengembangkan tanggapan yang jelas dan ringkas.
Tips Tambahan
- Ingatkan kandidat untuk berpakaian profesional dan tiba tepat waktu untuk wawancara.
- Sarankan agar mereka membawa salinan resume dan surat lamaran.
- Beri tahu kandidat untuk mempersiapkan pertanyaan untuk ditanyakan kepada pewawancara, yang menunjukkan minat dan keterlibatan mereka.
Menilai Jawaban Kandidat: Tulisan Interview Yang Benar
Menilai jawaban kandidat adalah langkah penting dalam proses wawancara untuk mengidentifikasi kandidat yang paling cocok untuk posisi yang dilamar. Proses penilaian harus objektif, komprehensif, dan tepat waktu untuk memastikan kandidat terbaik dipilih.
Kriteria Penilaian
Saat menilai jawaban kandidat, pertimbangkan kriteria berikut:
- Kompetensi:Menilai pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan kandidat yang relevan dengan posisi yang dilamar.
- Pengalaman:Mengevaluasi pengalaman kerja kandidat yang menunjukkan kemampuan dan pencapaian mereka yang relevan.
- Kesesuaian Kultural:Menilai apakah nilai, perilaku, dan etos kerja kandidat selaras dengan budaya organisasi.
Teknik Penilaian
Gunakan teknik penilaian berikut untuk menilai jawaban kandidat secara efektif:
- Metode STAR:Minta kandidat untuk memberikan contoh spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan tepat waktu dari pengalaman mereka yang menunjukkan kompetensi dan keterampilan.
- Pertanyaan Perilaku:Ajukan pertanyaan tentang bagaimana kandidat menangani situasi tertentu di masa lalu untuk menilai perilaku dan nilai-nilai mereka.
- Pertanyaan Proyeksi:Ajukan pertanyaan tentang bagaimana kandidat akan menangani situasi atau tantangan potensial di masa depan untuk menilai pemikiran strategis dan pemecahan masalah mereka.
Umpan Balik
Memberikan umpan balik yang jelas dan tepat waktu kepada kandidat sangat penting. Umpan balik harus:
- Spesifik:Berikan umpan balik spesifik tentang kekuatan dan kelemahan jawaban kandidat.
- Konstruktif:Berikan saran tentang bagaimana kandidat dapat meningkatkan jawaban mereka di masa depan.
- Tepat Waktu:Berikan umpan balik sesegera mungkin setelah wawancara agar kandidat dapat memanfaatkannya.
Format Penulisan Wawancara
Format penulisan wawancara memainkan peran penting dalam mendokumentasikan dan mengkomunikasikan informasi yang dikumpulkan selama proses wawancara. Dengan mengikuti format standar, penulis dapat memastikan laporan wawancara yang jelas, ringkas, dan profesional.
Elemen Penting Laporan Wawancara
Elemen penting yang harus disertakan dalam laporan wawancara meliputi:
- Nama kandidat
- Tanggal wawancara
- Posisi yang dilamar
- Panel pewawancara
- Pertanyaan yang diajukan
- Jawaban kandidat
- Ringkasan temuan
- Rekomendasi (jika diperlukan)
Praktik Terbaik Dokumentasi
Saat mendokumentasikan jawaban kandidat, praktik terbaik meliputi:
- Menggunakan kutipan langsung jika memungkinkan.
- Meringkas jawaban secara akurat dan objektif.
- Mencatat bahasa tubuh dan nada bicara kandidat.
- Menggunakan alat perekam suara atau catatan tulisan tangan untuk akurasi.
- Mereview dan memverifikasi catatan dengan kandidat jika diperlukan.
Format Standar Penulisan
Format standar untuk menulis laporan wawancara dapat bervariasi tergantung pada tujuan dan audiens laporan. Namun, beberapa elemen umum yang biasanya disertakan adalah:
- Pendahuluan:Berisi tujuan wawancara, tanggal, dan informasi dasar lainnya.
- Pertanyaan dan Jawaban:Bagian ini menyajikan pertanyaan yang diajukan dan jawaban yang diberikan oleh kandidat.
- Ringkasan:Menyediakan tinjauan singkat tentang temuan utama wawancara.
- Rekomendasi:Bagian ini memberikan saran tentang langkah selanjutnya atau tindakan yang direkomendasikan berdasarkan hasil wawancara (jika diperlukan).
Penggunaan Bahasa yang Benar
Dalam tulisan wawancara, penggunaan bahasa yang benar sangat penting untuk menyampaikan informasi secara akurat, jelas, dan objektif. Berikut adalah beberapa panduan yang perlu diperhatikan:
Tata Bahasa, Ejaan, dan Tanda Baca
Gunakan tata bahasa, ejaan, dan tanda baca yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia. Kesalahan dalam hal ini dapat membingungkan pembaca dan merusak kredibilitas tulisan.
Kejelasan dan Konsistensi
Tulislah dengan jelas dan ringkas, hindari penggunaan jargon atau istilah teknis yang tidak dapat dipahami oleh pembaca umum. Gunakan istilah dan gaya bahasa yang konsisten sepanjang tulisan.
Objektivitas
Laporkan informasi secara objektif, hindari bias atau opini pribadi. Gunakan kutipan langsung dari sumber yang kredibel untuk mendukung pernyataan yang dibuat.
Perbedaan Bahasa Formal dan Informal
Dalam konteks wawancara, gunakan bahasa formal yang sesuai dengan situasi profesional. Hindari penggunaan bahasa informal, slang, atau istilah yang tidak pantas.
Menghindari Bias dan Diskriminasi
Bias dan diskriminasi dapat mencemari tulisan wawancara, yang mengarah pada pelaporan yang tidak adil dan tidak akurat. Sangat penting untuk mengenali jenis bias umum dan mengambil langkah-langkah untuk mengatasinya.
Jenis Bias Umum
- Bias Konfirmasi:Kecenderungan untuk mencari informasi yang mengonfirmasi keyakinan yang sudah ada sebelumnya.
- Bias Halo:Kecenderungan untuk membentuk kesan positif atau negatif secara keseluruhan berdasarkan satu karakteristik tertentu.
- Bias Kelompok:Kecenderungan untuk memfavoritkan orang yang serupa dengan diri sendiri.
Langkah-langkah untuk Menghindari Bias
- Sadarilah Bias Anda:Kenali bias yang mungkin Anda miliki dan ambil langkah-langkah untuk mengatasinya.
- Periksa Sumber Anda:Verifikasi informasi dari berbagai sumber untuk memastikan akurasi dan menghindari perspektif yang bias.
- Wawancarai Berbagai Perspektif:Bicaralah dengan orang-orang dari latar belakang yang berbeda untuk mendapatkan pandangan yang komprehensif.
Pentingnya Keragaman dan Inklusi
Keragaman dan inklusi sangat penting dalam proses wawancara. Ini memastikan bahwa berbagai perspektif dan pengalaman terwakili, yang mengarah pada pelaporan yang lebih adil dan akurat.
Penggunaan Ilustrasi dan Bukti
Penggunaan ilustrasi dan bukti yang efektif sangat penting dalam tulisan wawancara untuk mendukung argumen dan memperkuat kredibilitas laporan.
Jenis Ilustrasi dan Bukti
Berikut ini adalah beberapa jenis ilustrasi dan bukti yang dapat digunakan:
- Kutipan langsung dari subjek wawancara
- Contoh spesifik dari wawancara
- Statistik atau data yang relevan
- Foto atau gambar yang relevan
- Dokumen atau artefak yang mendukung
Menggunakan Kutipan, Contoh, dan Statistik
Kutipan langsung memberikan kredibilitas dan otoritas pada laporan wawancara. Contoh-contoh spesifik membantu mengilustrasikan poin-poin dan membuat laporan lebih menarik. Statistik dan data dapat memberikan bukti yang kuat untuk mendukung klaim.
Saat menggunakan kutipan, penting untuk mengutip sumber secara akurat dan menghindari plagiarisme. Selalu sertakan nama subjek wawancara, tanggal wawancara, dan halaman atau bagian tertentu dari transkrip wawancara.
Menggunakan Foto atau Gambar
Foto atau gambar dapat memberikan konteks visual dan membuat laporan lebih menarik. Saat menggunakan foto atau gambar, pastikan untuk menyertakan keterangan yang jelas dan ringkas yang menjelaskan relevansi dan sumber gambar.
Menggunakan Dokumen atau Artefak
Dokumen atau artefak dapat memberikan bukti tambahan untuk mendukung laporan wawancara. Dokumen ini dapat berupa email, memo, laporan, atau dokumen resmi lainnya. Artefak dapat berupa objek fisik yang relevan dengan wawancara, seperti foto, surat, atau barang pribadi.
Memeriksa dan Merevisi Tulisan Wawancara
Memeriksa dan merevisi tulisan wawancara sangat penting untuk memastikan akurasi, kejelasan, dan konsistensi laporan. Proses ini melibatkan beberapa langkah penting yang harus dilakukan secara menyeluruh.
Memeriksa Kesalahan Teknis
- Periksa tata bahasa, ejaan, dan tanda baca untuk memastikan tidak ada kesalahan yang dapat mengganggu keterbacaan.
- Pastikan format kutipan dan referensi sesuai dengan gaya yang ditetapkan.
- Periksa apakah ada kesalahan faktual atau informasi yang tidak konsisten.
Meningkatkan Kejelasan dan Konsistensi
- Gunakan bahasa yang jelas dan ringkas, hindari jargon atau istilah teknis yang tidak perlu.
- Pastikan transisi yang mulus antara paragraf dan bagian, sehingga alur tulisan mudah diikuti.
- Pertahankan konsistensi dalam penggunaan istilah, gaya penulisan, dan struktur kalimat.
Memastikan Objektivitas
- Laporkan informasi secara objektif, hindari bias atau opini pribadi.
- Berikan bukti yang mendukung pernyataan, seperti kutipan langsung dari narasumber.
- Hindari membuat asumsi atau kesimpulan yang tidak didukung oleh fakta.
Daftar Periksa untuk Pemeriksaan dan Revisi
Untuk memastikan pemeriksaan dan revisi yang menyeluruh, rancang daftar periksa yang mencakup item berikut:
- Tata bahasa, ejaan, dan tanda baca
- Format kutipan dan referensi
- Akurasi faktual dan konsistensi
- Kejelasan dan ringkasnya bahasa
- Transisi yang mulus
- Konsistensi dalam gaya penulisan
- Objektivitas dan dukungan bukti
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat memastikan bahwa tulisan wawancara Anda akurat, jelas, konsisten, dan objektif, sehingga dapat menyampaikan informasi secara efektif kepada pembaca.
Membagikan dan Menggunakan Tulisan Wawancara
Tulisan wawancara adalah catatan berharga yang memberikan wawasan mendalam tentang kandidat, karyawan, atau pemangku kepentingan lainnya. Berbagi dan menggunakan tulisan wawancara secara efektif sangat penting untuk memanfaatkan informasi yang dikumpulkan.
Membagikan Tulisan Wawancara
Membagikan tulisan wawancara harus dilakukan secara selektif dan sesuai dengan prinsip kerahasiaan. Hanya individu yang berwenang dan memiliki kebutuhan yang sah untuk mengakses informasi ini yang boleh menerimanya.
- Bagikan tulisan wawancara dengan tim perekrutan untuk pengambilan keputusan perekrutan.
- Bagikan tulisan wawancara dengan manajer perekrutan untuk pengembangan profesional dan perencanaan suksesi.
- Bagikan tulisan wawancara dengan pemangku kepentingan terkait, seperti anggota tim, pelanggan, atau vendor, dengan persetujuan sebelumnya dari peserta wawancara.
Menyimpan dan Mengarsipkan Catatan Wawancara
Catatan wawancara harus disimpan dengan aman dan mudah diakses untuk referensi di masa mendatang. Praktik terbaik meliputi:
- Gunakan sistem penyimpanan berbasis cloud atau perangkat lunak manajemen dokumen untuk aksesibilitas dan keamanan.
- Batasi akses ke catatan hanya untuk individu yang berwenang.
- Arsipkan catatan wawancara secara teratur sesuai dengan peraturan dan kebijakan perusahaan.
Penggunaan Tulisan Wawancara
Tulisan wawancara dapat digunakan untuk berbagai tujuan, termasuk:
- Pengambilan keputusan perekrutan: Mengidentifikasi kandidat yang paling memenuhi syarat dan cocok untuk suatu posisi.
- Pengembangan profesional: Mengidentifikasi area kekuatan dan kelemahan untuk pengembangan rencana pelatihan dan bimbingan.
- Perencanaan suksesi: Mengidentifikasi karyawan yang berpotensi untuk peran kepemimpinan atau manajerial di masa depan.
Kesimpulan Akhir
Dengan menguasai keterampilan menulis tulisan interview yang benar, Anda akan meningkatkan kualitas proses perekrutan Anda, membuat keputusan yang lebih tepat, dan mengembangkan tenaga kerja yang kuat. Jadikan panduan ini sebagai referensi berharga Anda dan teruslah menyempurnakan praktik penulisan interview Anda untuk mencapai kesuksesan perekrutan yang berkelanjutan.
Jawaban untuk Pertanyaan Umum
Apa elemen penting yang harus disertakan dalam tulisan interview?
Nama kandidat, tanggal wawancara, pertanyaan yang diajukan, jawaban kandidat, dan evaluasi pewawancara.
Bagaimana cara menghindari bias dalam tulisan interview?
Menggunakan bahasa yang netral, fokus pada fakta, dan menghindari stereotip atau asumsi.
Apa praktik terbaik untuk mengutip sumber dalam tulisan interview?
Menggunakan tanda kutip, mencantumkan nama sumber, dan memberikan referensi yang sesuai.
