Surat panggilan interview dalam bahasa Inggris merupakan dokumen penting yang digunakan untuk mengundang kandidat ke tahap berikutnya dalam proses rekrutmen. Surat ini harus dibuat dengan baik dan profesional, karena dapat memberikan kesan pertama yang positif bagi perusahaan dan kandidat.
Dalam artikel ini, kita akan membahas struktur surat panggilan interview dalam bahasa Inggris, penggunaan bahasa yang tepat, informasi penting yang harus dicantumkan, harapan dan persyaratan, informasi kontak, contoh surat, tips menulis surat yang efektif, pertimbangan budaya, dan kesimpulan.
Struktur Surat Panggilan Interview dalam Bahasa Inggris
Surat panggilan interview dalam bahasa Inggris umumnya terdiri dari beberapa bagian utama, antara lain:
Salam Pembuka
- Biasanya menggunakan salam formal seperti “Dear [Nama Kandidat]” atau “To whom it may concern”.
Paragraf Pembuka
- Menyatakan tujuan surat, yaitu untuk mengundang kandidat untuk menghadiri interview.
- Menyebutkan posisi yang dilamar dan sumber lamaran (jika ada).
Informasi Interview
- Tanggal, waktu, dan lokasi interview.
- Nama dan posisi pewawancara.
- Instruksi persiapan (jika ada).
Penutup
- Ucapan terima kasih atas waktu dan perhatian kandidat.
- Pernyataan tentang tindak lanjut (jika ada).
Penggunaan Bahasa yang Tepat
Dalam menyusun surat panggilan interview dalam bahasa Inggris, pemilihan kata dan frasa yang tepat sangat penting untuk menciptakan kesan profesional dan sopan.
Bahasa yang digunakan harus formal dan sesuai dengan konteks profesional. Hindari penggunaan bahasa sehari-hari atau slang, serta pastikan untuk menggunakan tata bahasa dan tanda baca yang benar.
Pilihan Kata dan Frasa
- Gunakan kata-kata yang jelas, ringkas, dan tepat.
- Hindari penggunaan kata-kata yang terlalu teknis atau jargon.
- Gunakan frasa yang sopan dan profesional, seperti “Dengan hormat” dan “Terima kasih atas waktu dan pertimbangan Anda”.
Tata Bahasa dan Tanda Baca
- Pastikan untuk menggunakan tata bahasa yang benar, termasuk penggunaan kata kerja yang tepat dan kesepakatan subjek-kata kerja.
- Gunakan tanda baca yang benar untuk memperjelas makna dan mencegah kesalahpahaman.
- Periksa kembali surat panggilan dengan cermat untuk memastikan tidak ada kesalahan tata bahasa atau tanda baca.
Contoh Penggunaan Bahasa yang Tepat
“Dengan hormat,Kami ingin mengundang Anda untuk menghadiri interview untuk posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan] pada [Tanggal dan Waktu].”
Informasi Penting yang Harus Dicantumkan
Surat panggilan interview merupakan dokumen penting yang berisi informasi krusial terkait jadwal dan lokasi interview. Untuk memastikan kandidat memahami dengan jelas, surat ini harus mencantumkan informasi penting secara lengkap dan akurat.
Informasi penting yang wajib dicantumkan dalam surat panggilan interview antara lain:
Tanggal dan Waktu Interview
- Tanggal dan waktu interview harus dicantumkan dengan jelas dan mudah dipahami.
- Sebutkan zona waktu yang berlaku jika interview dilakukan secara virtual atau internasional.
Lokasi Interview
- Alamat lengkap lokasi interview harus dicantumkan, termasuk nama gedung, nomor lantai, dan ruang.
- Jika interview dilakukan secara virtual, sertakan tautan atau instruksi untuk bergabung ke sesi interview.
Kontak Person
- Berikan nama dan informasi kontak orang yang dapat dihubungi jika kandidat memiliki pertanyaan atau memerlukan klarifikasi.
- Sertakan alamat email, nomor telepon, dan jabatan orang tersebut.
Petunjuk Pakaian dan Persiapan
- Jika ada ketentuan khusus terkait pakaian atau persiapan yang harus dilakukan kandidat, sertakan informasi tersebut dalam surat.
- Misalnya, jika interview bersifat formal, sarankan kandidat untuk mengenakan pakaian bisnis profesional.
Konfirmasi Kehadiran
- Minta kandidat untuk mengonfirmasi kehadiran mereka pada waktu dan tanggal yang ditentukan.
- Sertakan petunjuk tentang cara mengonfirmasi, seperti melalui email atau telepon.
Dan Harapan
Untuk memastikan wawancara yang produktif dan sukses, harap perhatikan pedoman berikut yang mencakup cara berpakaian, persiapan presentasi, perilaku, dan profesionalisme selama wawancara.
Kami berharap Anda bersikap sopan, tepat waktu, dan profesional selama wawancara. Harap datang tepat waktu untuk menunjukkan rasa hormat Anda dan menghargai waktu kami.
Cara Berpakaian
- Berpakaianlah secara profesional dan rapi. Hindari pakaian kasual atau mencolok.
- Pilih pakaian yang bersih, disetrika, dan sesuai dengan bidang pekerjaan yang Anda lamar.
- Pertimbangkan untuk meneliti budaya perusahaan dan menyesuaikan pakaian Anda dengan tepat.
Persiapan Presentasi
- Jika diminta untuk mempersiapkan presentasi, luangkan waktu untuk mempersiapkannya dengan baik.
- Tunjukkan pemahaman Anda tentang perusahaan, peran yang Anda lamar, dan bagaimana keterampilan Anda sesuai dengan posisi tersebut.
- Gunakan visual aid untuk mendukung presentasi Anda, jika memungkinkan.
Perilaku dan Profesionalisme
- Selama wawancara, pertahankan kontak mata, bahasa tubuh yang positif, dan nada suara yang sopan.
- Tunjukkan sikap antusias dan ingin tahu tentang posisi tersebut dan perusahaan.
- Bersikaplah jujur dan transparan dalam jawaban Anda. Hindari melebih-lebihkan atau memberikan informasi yang tidak akurat.
Informasi Kontak
Informasi kontak disediakan untuk memungkinkan kandidat menjadwalkan ulang atau mengajukan pertanyaan terkait proses wawancara.
Metode Kontak
- Email: Alamat email yang disediakan untuk kandidat menghubungi perekrut.
- Telepon: Nomor telepon yang dapat dihubungi kandidat untuk menjadwalkan ulang atau bertanya.
- Tautan Penjadwalan: Tautan ke platform penjadwalan yang memungkinkan kandidat menjadwalkan ulang wawancara secara mandiri.
Format Informasi Kontak
Informasi kontak harus dicantumkan dengan jelas dan akurat, dengan menggunakan format berikut:
| Metode Kontak | Format |
|---|---|
| [email protected] | |
| Telepon | +62 812 3456 7890 |
| Tautan Penjadwalan | https://calendly.com/namaperusahaan/wawancara |
Contoh Surat Panggilan Interview
Surat panggilan interview merupakan komunikasi formal yang mengundang kandidat untuk menghadiri wawancara guna mengevaluasi kesesuaian mereka dengan posisi yang tersedia.
Berikut contoh surat panggilan interview yang komprehensif dan profesional:
Identifikasi Pengirim dan Penerima
Bagian ini mencantumkan nama dan informasi kontak pengirim (biasanya perekrut atau manajer perekrutan) dan penerima (kandidat).
Tanggal dan Salam Pembuka
Mencantumkan tanggal surat dikirim dan salam pembuka yang sopan, seperti “Dear [Nama Kandidat].”
Pengantar
Memperkenalkan tujuan surat dengan menyatakan bahwa kandidat telah diundang untuk wawancara untuk posisi tertentu.
Detail Wawancara, Surat panggilan interview dalam bahasa inggris
- Tanggal dan waktu wawancara
- Lokasi wawancara
- Nama pewawancara
- Durasi wawancara yang diharapkan
Instruksi Persiapan
Memberikan instruksi kepada kandidat tentang cara mempersiapkan wawancara, seperti meninjau deskripsi pekerjaan, membawa portofolio, atau mengenakan pakaian yang sesuai.
Informasi Tambahan
Bagian ini dapat menyertakan informasi tambahan yang relevan, seperti petunjuk arah ke lokasi wawancara atau kontak untuk pertanyaan.
Penutup
Mengakhiri surat dengan catatan positif, seperti mengungkapkan kegembiraan bertemu kandidat dan berharap dapat segera mendengar kabar dari mereka.
Tips Menulis Surat Panggilan Interview yang Efektif: Surat Panggilan Interview Dalam Bahasa Inggris
Menulis surat panggilan interview yang efektif sangat penting untuk menarik kandidat berkualitas tinggi. Surat yang terpersonalisasi dan memperhatikan detail akan membuat kesan positif dan meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan kandidat terbaik.
Pentingnya Personalisasi
Personalisasi surat panggilan interview Anda menunjukkan kepada kandidat bahwa Anda telah meninjau lamaran mereka dengan cermat dan menghargai waktu mereka. Sertakan nama kandidat, posisi yang dilamar, dan tanggal interview yang spesifik.
Perhatian terhadap Detail
Perhatikan tata bahasa, ejaan, dan format surat Anda. Kesalahan sekecil apa pun dapat mengurangi profesionalisme dan membuat kandidat mempertanyakan kualitas perusahaan Anda.
Frasa dan Bahasa yang Meningkatkan Kesan Positif
- Gunakan bahasa yang sopan dan profesional, seperti “Dengan senang hati kami mengundang Anda untuk interview.”
- Ekspresikan antusiasme Anda tentang kualifikasi kandidat, misalnya “Kami sangat terkesan dengan pengalaman Anda di bidang pemasaran digital.”
- Berikan informasi yang jelas tentang tanggal, waktu, dan lokasi interview.
- Tambahkan detail tentang siapa yang akan melakukan interview, misalnya “Anda akan diinterview oleh manajer perekrutan kami, John Smith.”
- Berikan instruksi yang jelas tentang apa yang harus dibawa kandidat, seperti portofolio atau surat rekomendasi.
Pertimbangan Budaya
Saat menyusun surat panggilan wawancara dalam bahasa Inggris untuk kandidat dari latar belakang budaya yang berbeda, penting untuk mempertimbangkan norma dan nilai budaya mereka. Adaptasi bahasa dan gaya surat sesuai dengan konteks budaya akan membantu memastikan penerimaan surat yang baik dan meningkatkan kenyamanan kandidat.
Berikut adalah beberapa pertimbangan budaya yang perlu diperhatikan:
Adaptasi Bahasa
- Hindari penggunaan idiom, slang, atau frasa yang mungkin tidak dipahami oleh kandidat dari budaya lain.
- Gunakan bahasa yang sopan dan hormat, serta hindari penggunaan bahasa yang terlalu santai atau informal.
- Pertimbangkan untuk menerjemahkan surat ke dalam bahasa asli kandidat jika memungkinkan.
Adaptasi Gaya
- Sesuaikan format surat dengan norma budaya setempat. Misalnya, beberapa budaya mungkin lebih suka format yang lebih formal, sementara yang lain mungkin lebih menyukai format yang lebih santai.
- Gunakan salam dan penutup yang sesuai dengan budaya kandidat. Misalnya, di beberapa budaya, penting untuk menggunakan nama keluarga, sedangkan di budaya lain, nama depan lebih umum digunakan.
- Perhatikan perbedaan waktu dan zona waktu saat menjadwalkan wawancara untuk menghormati ketersediaan kandidat.
Kesimpulan
Menulis surat panggilan interview dalam bahasa Inggris yang jelas, profesional, dan efektif sangat penting untuk menarik dan merekrut kandidat terbaik.
Dengan mengikuti tips dan praktik terbaik yang diuraikan dalam artikel ini, perusahaan dapat meningkatkan peluang mereka untuk membuat kesan positif pada kandidat dan mendorong mereka untuk bergabung dengan tim mereka.
Kesimpulan
Dengan mengikuti panduan yang diuraikan dalam artikel ini, perusahaan dapat menulis surat panggilan interview dalam bahasa Inggris yang jelas, profesional, dan efektif. Hal ini akan membantu mereka menarik dan merekrut kandidat terbaik untuk posisi yang ditawarkan.
Pertanyaan dan Jawaban
Apa saja informasi penting yang harus dicantumkan dalam surat panggilan interview?
Informasi penting yang harus dicantumkan dalam surat panggilan interview antara lain tanggal, waktu, lokasi interview, nama pewawancara, dan informasi kontak untuk penjadwalan ulang atau pertanyaan.
Bagaimana cara menyampaikan harapan dan persyaratan dalam surat panggilan interview?
Harapan dan persyaratan dapat disampaikan dengan jelas dan langsung, misalnya dengan menyatakan “Anda diharapkan mengenakan pakaian formal” atau “Anda akan diminta untuk mempersiapkan presentasi singkat tentang pengalaman Anda”.
